5 conseils pour optimiser la gestion locative des immeubles d’entreprise

Selon la localisation et la typologie de l’actif, le loyer peut représenter 55 % à 70 % du coût immobilier total d’une entreprise.

À ces charges s’ajoutent les dépenses accessoires, la fiscalité, les coûts multitechniques et multiservices, l’amortissement des travaux d’adaptation ainsi que les dépenses énergétiques.

Optimiser la gestion locative revient quindi a intervenire su una delle principali voci di costo dell’impresa.

Mais quelle stratégie immobilière adopter pour améliorer l’efficacité et maîtriser la dépense ?

Voici cinq recommandations opérationnelles proposées par les experts Kleydos.

1. Réduire la surface occupée

La première étape consiste à vérifier si la surface occupée est réellement cohérente avec les besoins de l’organisation.

En d’autres termes : les espaces sont‑ils adaptés au nombre de collaborateurs et aux modèles de travail en place ? Les bureaux sont‑ils sous‑utilisés ou, au contraire, insuffisants ?

Il est essentiel d’analyser les pics d’occupation, qui ne dépassent souvent pas 80 %.

Ces données permettent de définir plus précisément l’environnement de travail idéal.

La généralisation du télétravail — en moyenne deux jours par semaine dans la plupart des entreprises — a fortement réduit les taux d’occupation, qui dépassent rarement 50 % en moyenne.

Dans ce contexte, une réduction des surfaces jusqu’à 30 % est souvent soutenable et peut contribuer de manière significative à la baisse des coûts immobiliers.

2. Choisir avec soin la localisation

La localisation des bureaux influence fortement l’utilisation réelle des espaces.

Au‑delà du coût, il est essentiel d’évaluer l’accessibilité en termes de transports et de connexions.

La qualité des trajets domicile‑travail influe directement sur l’expérience des collaborateurs et sur la capacité de l’entreprise à attirer et retenir les talents.

Parallèlement, la proximité de clients, partenaires et fournisseurs doit être prise en compte pour optimiser les déplacements professionnels et l’efficacité opérationnelle.

3. Réévaluer les contrats de location

Une gestion locative efficace nécessite une analyse approfondita dei contratti in essere, con particolare attenzione a :

échéances, délais de préavis, options de renouvellement, clauses de sortie.

L’objectif est d’évaluer la possibilité de renégocier des conditions plus favorables ou, à défaut, d’explorer les alternatives disponibles sur le marché de l’immobilier d’entreprise.

En cas de relocalisation, une modélisation financière complète est indispensable, incluant :

• les flux de trésorerie sortants,

• les impacts prévisionnels sur le compte de résultat,

• les durées d’amortissement des aménagements et du mobilier.

Un approccio strutturato consente di confrontare in modo oggettivo le diverse opzioni immobiliari.

4. Suivre et optimiser la performance énergétique des immeubles

La performance énergétique est aujourd’hui un élément central de la stratégie immobilière d’entreprise, tant pour les coûts opérationnels que pour la conformité réglementaire.

En Italie, les obligations en matière d’efficacité énergétique pour les bâtiments tertiaires découlent du recepimento delle direttive europee, notamment le Décret législatif n° 73/2020, qui renforce le cadre réglementaire en matière de réduction des consommations et d’usage efficace de l’énergie.

Pour les bâtiments de grande taille, propriétaires et locataires doivent surveiller les consommations et envisager des améliorations progressives, en ligne avec les objectifs nationaux et européens de réduction des consommations d’ici 2030 et au‑delà.

Dans ce contexte, avant la signature d’un nouveau bail, la réalisation d’un audit technique et énergétique est fortement recommandée.

Cette analyse permet d’anticiper les travaux nécessaires, d’en évaluer les coûts et de clarifier la répartition des responsabilités entre bailleur et locataire.

5. Adopter un modèle structuré de facility management

Le facility manager — parfois appelé responsable des environnements de travail ou responsable opérationnel — joue un rôle clé dans l’optimisation des coûts immobiliers.

Il est responsable du bon fonctionnement de l’immeuble et des services aux collaborateurs : gestion des contrats fournisseurs, mise en concurrence des prestataires, réglage des paramètres de chauffage, climatisation et éclairage.

Grâce à un facility management structuré, il est possible d’améliorer l’efficacité des fonctions de support et d’assurer la cohérence entre utilisation des espaces, coûts opérationnels et stratégie immobilière globale.

Conclusion

Optimiser la gestion locative des immeubles d’entreprise ne consiste pas à agir sur une seule variable, mais à adopter une vision intégrée tenant compte des surfaces, de la localisation, des contrats, de la performance énergétique et des services.

Kleydos accompagne les entreprises dans la définition et la mise en œuvre de stratégies immobilières durables, efficaces et alignées avec les objectifs économiques et organisationnels, transformant l’immobilier d’un centre de coûts en un véritable levier de création de valeur.