5 consigli per ottimizzare la gestione locativa degli immobili d’impresa

In funzione della localizzazione e della tipologia dell’immobile, il canone di locazione può rappresentare tra il 55% e il 70% del costo immobiliare complessivo di un’azienda. A tali oneri si aggiungono le spese accessorie, la fiscalità, i costi multitecnici e multiservizio, gli ammortamenti degli interventi di adeguamento, nonché i costi energetici.

Ottimizzare la gestione locativa significa quindi intervenire su una delle principali voci di costo dell’impresa. Ma quale strategia immobiliare adottare per migliorare efficienza e controllo della spesa?

Di seguito, cinque raccomandazioni operative degli esperti Kleydos.

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1. Ridurre la superficie occupata

Il primo passo consiste nel verificare se la superficie occupata sia realmente coerente con le esigenze dell’organizzazione. In altri termini: gli spazi sono adeguati al numero di collaboratori e ai modelli di lavoro adottati? Gli uffici risultano spesso sottoutilizzati o, al contrario, insufficienti?

È fondamentale analizzare i picchi di occupazione, che in molti casi non superano l’80%. Questi dati consentono di definire con maggiore precisione il futuro ambiente di lavoro ideale.

La diffusione del lavoro da remoto — mediamente due giorni alla settimana nella maggior parte delle imprese — ha inciso profondamente sui tassi di occupazione, che oggi difficilmente superano il 50% medio. In tale contesto, una riduzione delle superfici fino a circa il 30% risulta spesso sostenibile e può contribuire in modo significativo alla riduzione dei costi immobiliari complessivi.

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2. Selezionare con attenzione la localizzazione

La localizzazione degli uffici incide in modo determinante sull’effettivo utilizzo degli spazi. Oltre al costo, è essenziale valutare l’accessibilità in termini di trasporti e collegamenti.

La qualità dei tragitti casa-lavoro influisce direttamente sull’esperienza dei collaboratori e sulla capacità dell’azienda di attrarre e trattenere talenti. Parallelamente, la prossimità a clienti, partner e fornitori deve essere considerata in un’ottica di ottimizzazione degli spostamenti professionali e di efficienza operativa.

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3. Rivalutare i contratti di locazione

Un’efficace gestione locativa richiede un’analisi approfondita dei contratti in essere, con particolare attenzione a scadenze, termini di preavviso, opzioni di rinnovo e clausole di uscita.

L’obiettivo è valutare la possibilità di rinegoziare condizioni più favorevoli o, in alternativa, esplorare soluzioni presenti sul mercato dell’immobiliare d’impresa. In caso di rilocalizzazione, è indispensabile effettuare una modellizzazione finanziaria completa, considerando:

• i flussi di cassa in uscita,

• gli impatti previsionali sul conto economico,

• le durate di ammortamento di allestimenti e arredi.

Un approccio strutturato consente di confrontare in modo oggettivo le diverse opzioni immobiliari.

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4. Monitorare e ottimizzare la performance energetica degli immobili

La performance energetica degli edifici rappresenta oggi un elemento centrale della strategia immobiliare d’impresa, sia in termini di costi operativi sia di conformità normativa.

In Italia, gli obblighi in materia di efficienza energetica per gli edifici a uso terziario derivano dal recepimento delle direttive europee sull’efficienza energetica, in particolare attraverso il Decreto Legislativo n. 73/2020, che rafforza il quadro normativo in materia di riduzione dei consumi e uso efficiente dell’energia.

Per gli edifici di dimensioni rilevanti, proprietari e conduttori sono chiamati a monitorare i consumi energetici e a valutare interventi di miglioramento progressivo delle prestazioni, in linea con gli obiettivi nazionali ed europei di riduzione dei consumi entro il 2030 e oltre.

In questo contesto, prima della sottoscrizione di un nuovo contratto di locazione è fortemente consigliata la realizzazione di un audit tecnico ed energetico dell’immobile. Tale analisi consente di anticipare eventuali interventi necessari, valutarne i costi e chiarire la ripartizione delle responsabilità tra locatore e conduttore, come previsto dal contratto.

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5. Adottare un modello di facility management strutturato

Il facility manager — talvolta indicato come responsabile degli ambienti di lavoro o responsabile operativo — svolge un ruolo chiave nell’ottimizzazione dei costi immobiliari.

È responsabile del corretto funzionamento dell’edificio e dei servizi a supporto dei collaboratori: gestione dei contratti con i fornitori, messa in concorrenza dei prestatori di servizi, regolazione dei parametri di riscaldamento, climatizzazione e illuminazione.

Attraverso un approccio strutturato al facility management, è possibile migliorare l’efficienza delle funzioni di supporto e garantire la coerenza tra utilizzo degli spazi, costi operativi e strategia immobiliare complessiva.

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Conclusione

Ottimizzare la gestione locativa degli immobili d’impresa non significa agire su una singola variabile, ma adottare una visione integrata che tenga conto di superfici, localizzazione, contratti, performance energetica e servizi.

Kleydos accompagna le aziende nella definizione e nell’implementazione di strategie immobiliari sostenibili, efficienti e allineate agli obiettivi economici e organizzativi, trasformando l’immobiliare da centro di costo a leva di creazione di valore