Portfolio Optimization: i primi passi per costruire un portafoglio che genera valore

Molti leader aziendali hanno un’idea chiara del portafoglio immobiliare ideale: spazi adeguati, nelle location giuste, progettati per sostenere produttività, collaborazione e innovazione. Un portafoglio agile, capace di crescere o ridursi in funzione delle esigenze del business.

Quella visione non è irraggiungibile. Con strategie mirate, dati affidabili e un modello operativo integrato, il portafoglio può diventare un vero motore di crescita, resilienza e impatto.

Di seguito, sei passaggi fondamentali per avviare un percorso di ottimizzazione efficace.

1. Creare una fonte unica e affidabile dei dati

I contratti di locazione contengono informazioni essenziali per reporting, pianificazione e gestione del rischio.

Quando i dati sono dispersi in file eterogenei, lingue diverse o sistemi non comunicanti, diventa impossibile avere una visione completa del portafoglio.

Centralizzare i dati consente di:

• ottenere una fotografia aggiornata del portafoglio,

• individuare opportunità di saving,

• mitigare rischi contrattuali,

• prendere decisioni basate su informazioni coerenti e verificabili.

Una governance solida dei dati è la base di ogni strategia immobiliare credibile.

2. Monitorare con precisione le scadenze critiche

Una volta consolidati i dati, occorre utilizzarli.

Il monitoraggio sistematico delle scadenze — rinnovi, opzioni, termini di disdetta — permette di anticipare decisioni e negoziare con maggiore forza.

Un transaction management centralizzato, supportato da alert automatici e dashboard dedicate, garantisce:

• continuità operativa,

• riduzione dei rischi,

• maggiore capacità di cogliere opportunità di mercato,

• decisioni più rapide e informate.

3. Allineare strategia aziendale e strategia immobiliare

Il real estate è una leva strategica per attrarre talenti, raggiungere nuovi mercati e sostenere la crescita.

Per questo è essenziale che la strategia del portafoglio rifletta le priorità dell’azienda:

• espansione in nuovi mercati,

• ottimizzazione dell’utilizzo degli spazi,

• razionalizzazione dei costi,

• consolidamento o diversificazione del footprint.

Un dialogo continuo tra leadership e funzione CRE — supportato da consulenza strategica — permette di tradurre la visione aziendale in scelte immobiliari coerenti.

4. Comprendere esigenze, comportamenti e aspettative delle persone

Gli spazi funzionano quando rispondono alle esigenze reali delle persone che li vivono.

Analizzare comportamenti, modelli di lavoro, desideri e criticità consente di progettare ambienti più efficaci e più utilizzati.

Metodi come survey, focus group, analisi dei flussi, test space e osservazioni qualitative permettono di:

• migliorare l’esperienza lavorativa,

• aumentare engagement e produttività,

• orientare investimenti e priorità progettuali,

• costruire un portafoglio più coerente e più performante.

5. Guardare al portafoglio nel suo insieme

Con una strategia chiara e dati affidabili, le decisioni non vanno più considerate come eventi isolati.

Rinnovi, rinegoziazioni, consolidamenti e relocation diventano parte di un disegno più ampio.

Un approccio olistico consente di:

• collegare decisioni tra loro,

• sfruttare sinergie tra asset e landlord,

• identificare opportunità di consolidamento,

• negoziare condizioni più favorevoli,

• orientare il portafoglio verso obiettivi di lungo periodo.

L’integrazione tra lease data, space utilization, benchmark e insight di mercato permette di prendere decisioni più solide e più rapide.

6. Mantenere una lettura costante del mercato

Il mondo del CRE evolve rapidamente: dinamiche economiche, modelli di lavoro, tecnologie e preferenze delle persone cambiano con continuità.

Monitorare trend e segnali deboli consente di adattare la strategia prima dei concorrenti.

Un partner esperto può fornire:

• analisi di mercato aggiornate,

• insight su landlord e asset class,

• benchmark settoriali,

• valutazioni di rischio e opportunità.

La capacità di leggere il cambiamento è ciò che permette di trasformarlo in vantaggio competitivo.

La prospettiva Kleydos

Per Kleydos, l’ottimizzazione del portafoglio non è un esercizio tecnico, ma un processo strategico che unisce dati, persone e visione.

Supportiamo aziende e investitori nella costruzione di portafogli più agili, più efficienti e più allineati agli obiettivi di business, con un approccio disciplinato e una lettura precisa delle dinamiche di mercato.

L’obiettivo è sempre lo stesso: trasformare il portafoglio immobiliare in una leva di valore, oggi e nel medio periodo.