Rinnovo o relocation? Come trasformare la scadenza dell'affitto in una leva strategica

La scadenza di un contratto di locazione non è un adempimento amministrativo: è un momento strategico.

È l’occasione per verificare se gli spazi rispondono ancora alle esigenze dell’organizzazione, se il modello di lavoro è cambiato, se il portafoglio necessita di maggiore flessibilità o se il mercato offre alternative più coerenti con gli obiettivi futuri.

Il lease firmato cinque o dieci anni fa difficilmente riflette le priorità di oggi. Per questo la decisione tra rinnovo e relocation richiede un approccio strutturato, basato su dati, insight e una lettura attenta del mercato.

Di seguito, sette principi per gestire questo passaggio in modo strategico.

1. Anticipare i tempi

La sottovalutazione delle tempistiche è uno degli errori più frequenti.

Per sedi di dimensioni medio‑grandi, il processo dovrebbe iniziare 18–24 mesi prima della scadenza, soprattutto se si valuta l’ingresso in nuovi sviluppi o la rinegoziazione di condizioni complesse.

Avviare il dialogo con il landlord non implica una scelta definitiva: significa creare le condizioni per negoziare con margine, rispettando le tempistiche previste dal contratto.

2. Riesaminare requisiti e workplace strategy

Prima di valutare alternative, occorre definire cosa serve davvero:

• quanta superficie è necessaria,

• come vengono utilizzati gli spazi,

• quali funzioni richiedono presenza fisica,

• quali interventi migliorerebbero l’esperienza delle persone.

Con modelli ibridi sempre più diffusi, molte aziende stanno riducendo il footprint e riprogettando gli ambienti con layout flessibili, modularità e spazi condivisi.

Se lo scenario futuro è incerto, è essenziale introdurre opzioni di espansione, contrazione o rilascio per aumentare l’agilità del portafoglio.

3. Analizzare il mercato, anche se si preferisce restare

Conoscere alternative e benchmark è fondamentale per negoziare.

Il mercato degli uffici è cambiato: alcuni sub‑market hanno perso attrattività, altri si sono rafforzati; alcuni landlord offrono contributi significativi per fit‑out e miglioramenti, altri meno.

Una lettura aggiornata del mercato consente di:

• valutare la competitività del canone,

• comprendere il margine negoziale,

• identificare opportunità che non erano presenti al momento della firma originaria.

4. Valutare spazi di qualità superiore e maggiore flessibilità

La polarizzazione del mercato è evidente: gli edifici più recenti, sostenibili e ben serviti attraggono la domanda; gli immobili obsoleti registrano vacancy elevate.

Per molte aziende, la riduzione del footprint consente di accedere a spazi di qualità superiore senza incrementare i costi complessivi.

In alternativa, il landlord può contribuire a interventi di upgrade per evitare la relocation.

La flessibilità contrattuale è oggi un elemento chiave. Tra le opzioni più richieste:

• durate più brevi,

• break option,

• possibilità di sublocazione o cessione,

• periodi rent‑free o step‑up,

• diritti di espansione/contrazione,

• formule all‑inclusive.

La combinazione ottimale dipende da strategia, volatilità del business e dinamiche del mercato locale.

5. Comprendere la posizione finanziaria del landlord

La capacità negoziale dipende anche dalla situazione del proprietario:

• un tenant strategico in un portafoglio fragile ha maggiore leva,

• un tenant marginale in un portafoglio solido ne ha meno.

In un mercato in cui il credito per gli uffici è più selettivo, la solidità finanziaria del landlord incide sulla possibilità di finanziare fit‑out, upgrade delle parti comuni e incentivi economici.

6. Definire una strategia chiara prima di negoziare

Prima di sedersi al tavolo, è essenziale distinguere:

• ciò che è indispensabile,

• ciò che è negoziabile,

• ciò che è accessorio.

Anche se la relocation non è l’opzione preferita, analizzare alternative consente di:

• comprendere il valore reale dell’attuale sede,

• identificare miglioramenti richiesti dalle persone,

• rafforzare la posizione negoziale.

Una strategia chiara evita concessioni premature e accelera il processo.

7. Valutare il supporto di un advisor

La negoziazione di un lease richiede tempo, dati, competenze e una lettura precisa del mercato.

Errori o omissioni possono generare costi inattesi, rigidità contrattuali e ritardi operativi.

Un advisor specializzato può:

• analizzare il mercato,

• strutturare la strategia,

• negoziare condizioni più favorevoli,

• coordinare workplace strategy, progettazione e fit‑out,

• garantire continuità tra firma del contratto e messa in esercizio degli spazi.

Un approccio integrato riduce rischi e complessità, assicurando un percorso fluido fino al move‑in.

Conclusione

La scadenza di un lease è un momento di scelta strategica: rinnovare, rilocalizzare o riprogettare.

Con dati affidabili, una strategia chiara e una lettura attenta del mercato, è possibile trasformare questo passaggio in un’opportunità per migliorare efficienza, qualità degli spazi e capacità dell’organizzazione di adattarsi al futuro.

La prospettiva Kleydos

Per Kleydos, ogni decisione immobiliare è parte di un disegno più ampio: un portafoglio che sostiene la crescita, protegge la resilienza operativa e migliora l’esperienza delle persone.

Affianchiamo aziende e investitori nella definizione della strategia, nella valutazione delle alternative e nella negoziazione delle condizioni, con un approccio rigoroso ai dati e una lettura precisa delle dinamiche di mercato.

L’obiettivo è uno solo: trasformare la scadenza di un lease in una leva di valore, oggi e nel medio periodo.