Implementare il Facility Management: scelta strategica o rischio operativo?

Tra le soluzioni che consentono alle imprese di ottimizzare le risorse e migliorare la redditività rientra il Facility Management. Questa modalità di gestione, sempre più diffusa in organizzazioni di ogni dimensione, rappresenta oggi un pilastro delle strategie immobiliari e operative aziendali.

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Facility Management: definizione

Il Facility Management consiste nell’esternalizzazione della gestione di una serie di servizi generali indispensabili al corretto funzionamento dell’impresa, ma che non rientrano nel suo core business.

Tali attività vengono affidate a fornitori specializzati, con l’obiettivo di creare un ambiente di lavoro efficiente e pienamente orientato al raggiungimento degli obiettivi strategici dell’organizzazione.

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I diversi ambiti del Facility Management

I servizi generali coprono un ampio spettro di attività che contribuiscono in modo significativo alla continuità operativa dell’impresa. Si distinguono generalmente due categorie:

• Soft Facility Management, che include attività a bassa complessità tecnica;

• Hard Facility Management, che richiede competenze specialistiche e tecniche, spesso di tipo ingegneristico.

Tra i principali servizi rientrano:

• la gestione della corrispondenza;

• la pulizia degli ambienti di lavoro;

• la manutenzione e gestione degli edifici;

• la sicurezza fisica e digitale (vigilanza, cybersicurezza);

• i servizi di ristorazione;

• la manutenzione delle aree verdi;

• i servizi di accoglienza;

• la supervisione e manutenzione degli impianti e delle reti (elettricità, ventilazione, riscaldamento, climatizzazione);

• la gestione dei rifiuti;

• il trasporto delle persone e la gestione del parco veicoli;

• la logistica, lo stoccaggio e la distribuzione dei prodotti.

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Il ruolo del Facility Manager

Il responsabile del Facility Management, comunemente definito Facility Manager, garantisce il corretto coordinamento di tutti i servizi esternalizzati. In costante relazione con i fornitori, supervisiona le attività di manutenzione, pulizia, sicurezza, gestione degli spazi, ristorazione e servizi ausiliari.

Il Facility Manager funge inoltre da punto di contatto tra azienda, collaboratori, clienti e fornitori, assicurando la qualità e la continuità dei servizi. Grazie a una visione strategica, anticipa i bisogni futuri e propone soluzioni innovative, anche in ambiti complessi come progetti di ristrutturazione, politiche di efficientamento energetico o mobilità aziendale.

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I vantaggi del Facility Management

Incremento della produttività

Gestire internamente attività non core può risultare oneroso e dispersivo. Affidarle a professionisti specializzati consente all’azienda di concentrare tempo e risorse sulle proprie attività strategiche.

Migliore controllo dei costi

L’esternalizzazione dei servizi generali permette di stimare i costi con maggiore precisione attraverso contratti e preventivi strutturati. Ciò facilita una pianificazione finanziaria più efficace rispetto alla gestione interna, spesso caratterizzata da costi indiretti difficilmente prevedibili.

Un approccio sostenibile e responsabile

Consumatori e collaboratori sono sempre più attenti all’impegno delle imprese in materia di responsabilità sociale e ambientale. Affidarsi a fornitori specializzati consente di integrare pratiche sostenibili, garantendo al contempo la conformità a normative in continua evoluzione.

Miglioramento dell’ambiente di lavoro

Professionisti esperti sono in grado di prevenire e gestire i rischi legati alla sicurezza degli edifici e delle infrastrutture IT. Ambienti curati, sicuri e funzionali, strumenti tecnologici affidabili e servizi di qualità contribuiscono in modo diretto al benessere dei collaboratori.

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Facility Management: i possibili limiti

Nonostante i numerosi vantaggi, il Facility Management presenta anche alcune criticità, in particolare nella fase di avvio. I costi iniziali possono risultare elevati, soprattutto per le realtà di dimensioni ridotte.

Inoltre, una forte dipendenza da fornitori esterni può generare complessità operative, soprattutto in caso di scarsa coordinazione tra i diversi servizi. Infine, alcune imprese possono esitare a esternalizzare determinate funzioni per ragioni di riservatezza dei dati o di natura strategica.

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Conclusione

Il Facility Management rappresenta oggi una leva strategica per migliorare efficienza, controllo dei costi e qualità dell’ambiente di lavoro. Tuttavia, la sua implementazione richiede un approccio strutturato, una governance chiara e una selezione accurata dei partner.

Kleydos accompagna le aziende nella definizione e nell’implementazione di modelli di Facility Management coerenti con la strategia immobiliare e organizzativa, trasformando i servizi generali in un fattore di performance e creazione di valore.